(目的)

第1条　学校法人麻布獣医学園(以下「学園」という。)の文書の取扱いは、別に定めのあるもののほか、この規程の定めによるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、その内容が学園又は学園が設置する麻布大学(以下「大学」という。)並びに麻布大学附属高等学校(以下「高校」という。)の所掌事務に係るもので、次の各号に掲げるものをいう。

(文書の収受)

第3条　文書は、全て人事課文書担当において収受するものとする。ただし、学校法人麻布獣医学園就業規則第11条に定める休日については、守衛所において収受し、速やかに人事課文書担当に引き渡さなければならない。

(文書件名簿への記入)

第4条　前条第1項の規定によって収受した文書は、親展文書、親展電報、書留郵便物、小包類(宅配便を含む。以下同じ。)を除き、人事課文書担当において直ちに開封し、点検の上各所管課等別に分類し、その文書に記号、番号及び受付年月日を記入するとともに別紙様式第1号の文書件名簿に次の事項を記入するものとする。ただし、簡易な文書と認められるものは、これらの記入を省略することができる。

(文書の記号)

第5条　文書の記号は、次のとおりとする。

(文書の番号)

第6条　文書の番号は、毎年4月1日をもって更新するものとする。

(文書の配布)

第7条　所管課等において文書の連絡がある者(以下「連絡員」という。)は、第4条によって処理した文書を点検の上、押印して受領するものとする。

(親展文書、書留郵便物、小包、電報等)

第8条　親展文書、特殊郵便物及び電報の処理は、次の各号の定めるところによる。ただし、親展文書、書留郵便物及び親展電報で、名あて人が不在等のため、事務の遂行に支障を来すおそれがある場合には、人事課長が開封することができる。

(起案の原則)

第9条　起案文書は、原則として1案件について1起案文書とする。

(起案文書の作成)

第10条　起案文書は、左横書きとする。

(起案文書の区分)

第11条　文書は、次の区分によって起案するものとする。

(供覧)

第12条　供覧を要する文書は、原則として原議書を用い関係者の閲覧に供するものとする。ただし、急を要するものについては、写しの配布をもって代えることができる。

(合議)

第13条　起案文書の内容が他の所管課等に関係があるときは、起案課等において原議書の合議欄に合議しようとする関係所管課等の職名を記入しなければならない。

(合議文書の訂正)

第14条　合議を受けた所管課等において文書の訂正を要すると認めるときは、起案課等と協議しなければならない。

(理事長、学長又は事務局長への回付)

第15条　理事長、学長又は事務局長への文書の回付は、人事課において行う。

(至急文書の処理)

第16条　至急文書は、原議書の右上辺に付せんをし、他の文書に優先して処理しなければならない。

(決裁の原則)

第17条　起案文書は、特に定めるもののほか、名義人の決裁を受けるものとする。

(代理決裁)

第18条　決裁を行う者が出張又は休暇等で不在の場合は、重要なものを除き代理決裁をすることができる。ただし、事後承認を求めなければならない。

(専決)

第19条　文書の処理上必要と認められる決裁事項については、第17条第3項の規定にかかわらず、これを専決することができる。

(発送文書)

第20条　決裁が終った文書で発送を要するものは、直ちに人事課文書担当に提出し、原議書及び文書件名簿に所要事項の記入を受けなければならない。

(浄書、照合)

第21条　前条の手続を終了した文書の浄書及び照合は、起案課等で行うものとする。

(発送文書の日付)

第22条　発送文書の日付は、決裁の日とする。ただし、特別の場合は、発送文書の日付を決裁の日と異にすることができる。

(公印の使用)

第23条　公印の使用は、別に定める学校法人麻布獣医学園公印規程による。

(発送)

第24条　人事課の文書担当者は、起案課等からの依頼による文書の発送手続が終ったときは、原議書に発送年月日を記入し、起案課等に返付するものとする。

(秘密の保持)

第25条　秘密文書の浄書、照合及び保管にあたっては、その秘密が洩れないように努めなければならない。

(秘密文書の種類)

第26条　秘密文書は、次の各号に区分するものとする。

(秘密文書の回議)

第27条　秘密文書を回議しようとするときは、その旨を表示し、所管課等の長が、封筒に入れて持回りしなければならない。

(秘密文書の発送)

第28条　秘密文書の発送は、他の文書と一括発送を行わないものとする。

(完結文書の編集)

第29条　完結した文書は、所管課等において事項別及び保管年限別に分類し、目次を付して編集の上保管するものとする。

(文書の保管年限)

第30条　文書の保管年限は、別に定めるもののほか、別表第3のとおりとする。

(文書の廃棄)

第31条　永久保存を除くほか、保管年限を経過した文書は、所管課等において別紙様式第4号の文書廃棄簿に所定事項を記入し、決裁を得て廃棄することができる。

(運用)

第32条　この規程の運用に関し疑義が生じたときは、その都度、関係者において協議の上、事務局長が決定する。

(改廃)

第33条　この規程の改廃は、理事会が行う。