○学校法人麻布獣医学園文書処理規程

平成5年2月26日

規程

第1章 総則

(目的)

第1条 学校法人麻布獣医学園(以下「学園」という。)の文書の取扱いは、別に定めのあるもののほか、この規程の定めによるものとする。

2 この規程は、学園における事務処理を適正かつ迅速に行うとともに、その円滑な運営を図るため、文書の処理及びこれに係る必要な事項を定めることにより、一層の事務能率の向上に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、その内容が学園又は学園が設置する麻布大学(以下「大学」という。)並びに麻布大学附属高等学校(以下「高校」という。)の所掌事務に係るもので、次の各号に掲げるものをいう。

(1) 起案文書

(2) 学園、大学、高校の組織名又は職名をあて名とする接受した文書

(3) 学園、大学、高校の組織名又は職名をもって発送する文書

2 この規程において「決裁」とは、それぞれの文書において最終責任者の承認を得ることをいう。

3 この規程において「所管課等」とは、学校法人麻布獣医学園事務組織規程第2条に規定された事務組織の課等及び事務室並びに監査室をいう。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第3条 文書は、全て人事課文書担当において収受するものとする。ただし、学校法人麻布獣医学園就業規則第11条に定める休日については、守衛所において収受し、速やかに人事課文書担当に引き渡さなければならない。

2 願い、届けその他特に簡易な文書は、所管課等で直接収受することができる。

(文書件名簿への記入)

第4条 前条第1項の規定によって収受した文書は、親展文書、親展電報、書留郵便物、小包類(宅配便を含む。以下同じ。)を除き、人事課文書担当において直ちに開封し、点検の上各所管課等別に分類し、その文書に記号、番号及び受付年月日を記入するとともに別紙様式第1号の文書件名簿に次の事項を記入するものとする。ただし、簡易な文書と認められるものは、これらの記入を省略することができる。

(1) 記号及び番号

(2) 受付年月日

(3) 発信番号及び発信年月日

(4) 発信者

(5) 受信者

(6) 件名(件名のないものは、適宜内容により件名を付すこと。)

(7) 前各号に掲げるもののほか、当該文書処理上必要な事項

(文書の記号)

第5条 文書の記号は、次のとおりとする。

学長企画室に属するもの 麻大学第 号

企画課に属するもの 麻大企第 号

人事課に属するもの 麻大人第 号

財務管財課に属するもの 麻大財第 号

教務課に属するもの 麻大教第 号

入試広報・渉外課に属するもの 麻大入第 号

キャリア支援課に属するもの 麻大キ第 号

学生支援課に属するもの 麻大学生第 号

研究推進課に属するもの 麻大研第 号

産学連携課に属するもの 麻大産第 号

学術情報センター事務室に属するもの 麻大情第 号

動物病院事務室に属するもの 麻大病第 号

DEI推進センター事務室に属するもの 麻大D第 号

高等学校事務室に属するもの 麻大高第 号

監査室に属するもの 麻大監第 号

(文書の番号)

第6条 文書の番号は、毎年4月1日をもって更新するものとする。

(文書の配布)

第7条 所管課等において文書の連絡がある者(以下「連絡員」という。)は、第4条によって処理した文書を点検の上、押印して受領するものとする。

(親展文書、書留郵便物、小包、電報等)

第8条 親展文書、特殊郵便物及び電報の処理は、次の各号の定めるところによる。ただし、親展文書、書留郵便物及び親展電報で、名あて人が不在等のため、事務の遂行に支障を来すおそれがある場合には、人事課長が開封することができる。

(1) 親展文書及び親展電報は、封かんのまま別紙様式第2号の特殊郵便物受付簿(以下「特殊郵便物受付簿」という。)に所要事項を記入の上、名あて人又は所管課等の連絡員は配布された際に、受領印を押印する。

(2) 書留郵便物は、特殊郵便物受付簿に所要事項を記入の上、名あて人又は所管課等の連絡員は配布された際に、受領印を押印する。

(3) 小包類は、引渡簿に所要事項を記入の上、名あて人又は所管課等の連絡員は配布された際に、受領印を押印する。

第3章 起案、合議及び供覧

(起案の原則)

第9条 起案文書は、原則として1案件について1起案文書とする。

2 起案文書の表紙には、特に定めのあるもののほか別紙様式第3号及び第3―2号に定める記載内容による原議書を用いることを原則とする。

(起案文書の作成)

第10条 起案文書は、左横書きとする。

2 起案文書は、ていねいにわかりやすく、黒又は青ボールペン等を用い書かなければならない。

3 起案文書を訂正したときは、その箇所に押印しなければならない。

4 起案文書には、必要に応じ関係資料を添付しなければならない。

5 起案文書のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書きの関係資料が添付されているものは、右とじとすることができる。

(起案文書の区分)

第11条 文書は、次の区分によって起案するものとする。

通達:規程・規則その他権限に基づいて発する文書

通知:通達以外のもので事実の通知に関する文書

依頼:依頼に関する文書

照会:照会に関する文書

回答:回答に関する文書

契約:契約に関する文書

伺い定め:規程、規則、取扱要領、内規等を定めることを目的とする文書

報告:法令その他に基づいて、官公庁その他に報告する文書

供覧:供覧に関する文書

申請:関係官公庁に対する許可、認可、承認、補助金交付その他の行為を求めるために提出する文書

執行:所管課等の事務執行に関する文書

上申:人事の上申に関する文書

協議:官公庁に対する協議に関する文書

内簡:礼状等簡易な文書

伺い:資料作成、経費支出等の伺いに関する文書

事務連絡:単なる事務的な連絡文書

(供覧)

第12条 供覧を要する文書は、原則として原議書を用い関係者の閲覧に供するものとする。ただし、急を要するものについては、写しの配布をもって代えることができる。

2 供覧文書のうち、処理、希望、意見等の必要なものについては、その所管課等においてこれらに対する措置、意見等を付さなければならない。

3 起案を要する文書であらかじめ上司の指示を受ける必要があるか又は事前に所管課等に供覧することが必要と認められるものについては、起案に先立ち供覧するものとする。

(合議)

第13条 起案文書の内容が他の所管課等に関係があるときは、起案課等において原議書の合議欄に合議しようとする関係所管課等の職名を記入しなければならない。

2 前項の規定によって文書の送付を受けた所管課等は、速やかに当該所管課等における合議文書の回議を終え遅滞なく起案課等に返付しなければならない。

(合議文書の訂正)

第14条 合議を受けた所管課等において文書の訂正を要すると認めるときは、起案課等と協議しなければならない。

2 前項の協議によって合議文書を訂正した者は、訂正箇所に押印しなければならない。

3 合議の結果、起案文書の内容に重要な変更があったとき、又は起案文書が廃案となったときは、起案課等は合議した関係所管等にその旨を通知しなければならない。

(理事長、学長又は事務局長への回付)

第15条 理事長、学長又は事務局長への文書の回付は、人事課において行う。

(至急文書の処理)

第16条 至急文書は、原議書の右上辺に付せんをし、他の文書に優先して処理しなければならない。

2 至急文書のうち、特に緊急を要するもの又は特に説明を要するものについては、起案者の持ち回りによって処理することができる。

第4章 文書の決裁

(決裁の原則)

第17条 起案文書は、特に定めるもののほか、名義人の決裁を受けるものとする。

2 収受文書を供覧文書として起案するときは、特に定めるもののほか受信者の決裁を受けるものとする。

3 文書の名義者及び決裁事項については、別表第1で定めるとおりとする。

4 理事長、学長又は事務局長の決裁を受けようとする文書は、経営企画課長を経由するものとする。

(代理決裁)

第18条 決裁を行う者が出張又は休暇等で不在の場合は、重要なものを除き代理決裁をすることができる。ただし、事後承認を求めなければならない。

(専決)

第19条 文書の処理上必要と認められる決裁事項については、第17条第3項の規定にかかわらず、これを専決することができる。

2 専決事項については、別表第2で定めるとおりとする。

第5章 文書の発送

(発送文書)

第20条 決裁が終った文書で発送を要するものは、直ちに人事課文書担当に提出し、原議書及び文書件名簿に所要事項の記入を受けなければならない。

(浄書、照合)

第21条 前条の手続を終了した文書の浄書及び照合は、起案課等で行うものとする。

(発送文書の日付)

第22条 発送文書の日付は、決裁の日とする。ただし、特別の場合は、発送文書の日付を決裁の日と異にすることができる。

(公印の使用)

第23条 公印の使用は、別に定める学校法人麻布獣医学園公印規程による。

(発送)

第24条 人事課の文書担当者は、起案課等からの依頼による文書の発送手続が終ったときは、原議書に発送年月日を記入し、起案課等に返付するものとする。

2 使送による発送文書は、前項に準じて処理するものとする。

第6章 秘密文書の取扱い

(秘密の保持)

第25条 秘密文書の浄書、照合及び保管にあたっては、その秘密が洩れないように努めなければならない。

(秘密文書の種類)

第26条 秘密文書は、次の各号に区分するものとする。

(1) 秘 関係者以外に知らせてはならないもの

(2) 部外秘 前号以外の秘密文書で通常所管課等内の使用のみにとどめるもの

(秘密文書の回議)

第27条 秘密文書を回議しようとするときは、その旨を表示し、所管課等の長が、封筒に入れて持回りしなければならない。

(秘密文書の発送)

第28条 秘密文書の発送は、他の文書と一括発送を行わないものとする。

第7章 文書の保管

(完結文書の編集)

第29条 完結した文書は、所管課等において事項別及び保管年限別に分類し、目次を付して編集の上保管するものとする。

(文書の保管年限)

第30条 文書の保管年限は、別に定めるもののほか、別表第3のとおりとする。

2 文書の保管年限の起算は、当該文書の完結した日の属する年度終了の日の翌日から起算するものとする。

(文書の廃棄)

第31条 永久保存を除くほか、保管年限を経過した文書は、所管課等において別紙様式第4号の文書廃棄簿に所定事項を記入し、決裁を得て廃棄することができる。

2 前項の規定によって廃棄した文書は、文書廃棄簿の引継事項欄に所要事項を記入し、管財課に引き渡し、処分するものとする。

第8章 雑則

(運用)

第32条 この規程の運用に関し疑義が生じたときは、その都度、関係者において協議の上、事務局長が決定する。

(改廃)

第33条 この規程の改廃は、理事会が行う。

1 この規程は、平成5年2月26日に制定し、平成5年4月1日から施行する。

2 大学附属渕野辺高等学校については、この規程の基本原則に準拠し、その取扱いを学校長が別に定めることができる。

この規程は、平成9年9月22日に改正し、平成9年7月1日から適用する。

この規程は、平成12年2月29日に改正し、平成12年4月1日から適用する。

この規程は、平成15年7月24日に改正し、平成15年10月1日から施行する。

この規程は、平成15年9月25日に改正し、平成15年10月1日から施行する。

この規程は、平成20年3月18日に改正し、同日から施行する。

1 この規程は、平成21年9月29日に改正し、平成21年10月1日から施行する。

2 学校法人麻布獣医学園事務組織規程第3条第5項に基づき、平成21年10月1日から設置する事務改革室に属する文書記号は、「麻大改第 号」とする。

この規程は、平成25年5月28日に改正し、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年3月17日に改正し、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年7月28日に改正し、平成27年10月1日から施行する。

この規程は、平成28年5月26日に改正し、同日から施行する。

この規程は、平成28年9月27日に改正し、平成28年10月1日から施行する。

この規程は、平成29年5月30日に改正し、平成29年8月1日から施行する。

この規程は、平成30年7月31日に改正し、平成30年10月1日から施行する。

この規程は、令和2年10月27日に改正し、令和2年11月1日から施行する。

この規程は、令和3年5月27日に改正し、令和3年7月1日から施行する。

この規程は、令和4年1月25日に制定し、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年11月29日に改正し、令和4年12月1日から施行する。

この規程は、令和6年3月19日に改正し、令和6年4月1日から施行する。

別表第1(第17条第3項関係)

事項

名義者

決裁者

1 法令等に基づく主管官公庁への協議・申請及び報告等

2 規程その他の規則、重要な通達、告示等

3 学校法人麻布獣医学園、大学及び高校の重要な会議、儀式、行事等に関するもの

4 学科、講座、大学院及び学生増等その他これに準ずるものの設置、改廃等に関するもの

5 人事に関するもののうち重要なもの

6 大学又は高校の運営方針に関するもの及びその他教育、研究に関連あるもので特に重要なもの

7 主管官公庁からの重要な通達類を学内に伝達するもの

8 予算に関するもののうち、予算配分その他特に重要なもの

9 学生の厚生補導に関するもののうち、特に重要なもの

10 学校法人麻布獣医学園の運営に関する理事会、評議員会その他役員会等の会議の招集

11 前各号に掲げるもののほか理事長名若しくは大学長名又は学校法人麻布獣医学園名若しくは大学名を使用することが適当と認められるもの

学校法人麻布獣医学園、麻布大学、高校又は理事長、大学長若しくは高校長

理事長、担当理事又は大学長、高校長

13 日本私立学校振興・共済事業団等に関し、大学又は高校名をもって発する文書のうち重要なもの

理事長

理事長

担当理事

14 事務局長名をもってする対外文書のうち特に重要なもの

15 所掌事務に属する規程、規則、内規等

事務局長

理事長、担当理事又は学長

16 学生及び学生団体に対する告示、勧告その他指導監督上の措置に関するもののうち特に重要なもの

17 学生支援課の所掌事務に関するもののうち、特に重要なもの

事務局長

学長

 

 

 

 

18 起案文書のうち重要なもの

19 予算に関するもののうち施行に重要なもの

20 所管課等の所掌事務のうち重要なもの

21 事務局の2以上の課又は所管課等の部の所掌事務にわたるもの

事務局長

 

理事長、担当理事又は学長

 

 

 

22 その他事務局長をもってなすべきもの

事務局長

23 附属学術情報センター及び生物科学総合研究所の長名をもってする学外依頼、照会及び回答のうち重要なもの

附属学術情報センター長

生物科学総合研究所長

事務局長

24 事務局、附属学術情報センター又は生物科学総合研究所の長の指定するもののうち重要なもの

事務局長

附属学術情報センター長

生物科学総合研究所長

学長

事務局長

25 所管課等の所掌事務に属する簡易なもので特に所管課等の長の指定するもののうち重要なもの

所管課等の長

26 照会文書に対する回答のうち重要なもの

照会文書の発信者に相当するもの

事務局長

27 照会文書に対する回答のうち軽易なもの

照会文書の発信者に相当するもの

照会文書の所管課等の長

別表第2(第19条第2項関係)

事項

名義者

専決者

所管課等共通

1 法令等に基づき理事長名又は学長名をもってする主管官公庁への協議、申請、調査、報告及び通知等の定型的なもの又は軽易なもの

理事長又は学長

事務局長

2 学園、大学、高校名義の刊行物の編集及び発行に関するもの

学園

大学

高校

事務局長

3 理事長名、学長名若しくは校長名又は学校法人名、大学名若しくは高校名をもってする証明等のうち軽易なもの

理事長

学長

校長

事務局長

4 職員(教員及び課長等以上の者を除く。)の休暇の承認に関するもの

学長

事務局長

5 理事長名、学長名等をもってする学内への照会及び回答のうち軽易なもの

理事長

学長

事務局長

総務関係

1 指定統計その他の調査統計に関する学外への回答に関するもの

学長

事務局長

2 扶養手当及び被扶養者の認定に関するもの

理事長

事務局長

3 職員の所得税、市町村民税、保険料等の徴収及び調査報告並びに給与証明書等に関するもの

理事長

事務局長

4 私学事業団等の給付に関するもの

理事長

事務局長

5 私学事業団の加入者の資格の得喪その他の加入者に関するもの

6 人事記録に関するもの

理事長

事務局長

7 前歴照会及び履歴の証明に関するもの

8 職員(教員を除く。)の勤務時間の割振りに関するもの

9 勤務を要しない時間の指定に関するもの

理事長

事務局長

10 管理職員等(教員を除く。)の指定又は解除の通知に関するもの

学長

事務局長

11 職員の福利厚生事業の計画及び実施に関するもの

理事長

事務局長

12 人事関係の統計報告及び実態調査に関するもの

13 出張命令伺

理事長・学長

事務局長

14 旅費計算書

理事長・学長

事務局長

経理関係

1 会計事務執行責任者の命免に関するもの

理事長

事務局長

2 金銭管理責任者及び金銭出納責任者(出納員)の命免に関するもの

3 会計検査院の実地検査後の報告に関するもののうち軽易なもの

理事長

事務局長

4 受託研究及び奨学寄附金の受入れに関するもののうち軽易なもの

5 受託研究、奨学寄附金(委任経理金)の経理及び支出に関するもの

6 財務に係る統計、調査、報告に関するもの

理事長

事務局長

7 収入調定命令伺及び支出負担行為・支出命令伺のうち金額軽微なもの(100万円未満)

理事長

事務局長

8 振替命令伺

9 仮払い請求書

管財関係

1 物品の保管責任者の命免に関するもの

理事長

事務局長

2 固定資産の保管責任者の命免に関するもの

3 固定資産の検収員命免に関するもの

4 物品の管理換及び処分に関するもの

5 寄贈物件の採納に関するもの

6 電話の設置及び維持管理に関するもののうち軽易なもの

7 警備員の巡察及び巡視報告の受理に関するもの

8 研究用アルコール申請に関するもの

9 免税申請に関するもの

10 建築着工竣工届に関するもの

11 施設等に関する統計、調査、報告に関するもののうち軽易なもの

12 契約のうち金額軽微なもの(100万円未満)

教務関係

1 授業時間割編成に関するもの

学長

学部長

2 卒業者及び修了者等の諸証明に関するもの

3 国費外国人留学生の学業成績報告に関するもの

4 学生の教育実習等に関するもの

5 統計、調査及び報告に関するもののうち軽易なもの

学生関係

1 学生の課外活動に関するもの

学長

事務局長

2 外国人学生の厚生補導に関するもの

3 学生のアルバイト及び就職斡旋に関するもの

4 学生の健康診断及び健康相談に関するもの

研究推進関係

1 人を対象とする医学系研究に関する倫理指針に関するもの

理事長

学長

健康管理関係

1 職員の健康診断の実施に関するもの

理事長

事務局長

学術情報関係

1 図書館の開館時間の変更に関するもの

学長

学術情報センター長

2 図書館の休館日変更に関するもの

3 学術情報センターの利用事務に関するもの

4 麻布大学電子メールシステムの利用事務に関するもの

5 AUnet(麻布大学情報ネットワークシステム)の管理運営の事務に関するもの

6 統計、調査及び報告に関するもののうち軽易なもの

別表第3(第30条第1項関係)

第一類(永久保存)

1 官公庁からの諸通達及びこれに関する往復文書並びに学校法人麻布獣医学園麻布大学及び高校(以下「学園」という。)における諸通達等で例規となる文書

2 学園の沿革に関する文書

3 諸規程、諸規則等の制定、改廃に関する文書

4 学部・学科・大学院等の設置、入学定員の増及びその改廃に関する文書

5 理事会、評議員会、部局長連絡会議及び教授会等重要な会議に関する記録

6 公印の制定・改廃に関する文書

7 叙位、叙勲及び表彰に関する文書

8 名誉理事長、名誉学長及び名誉教授の称号授与に関する文書

9 学位授与に関する文書

10 人事に関する重要書類及び記録

11 法令上の法定帳簿、学校法人麻布獣医学園経理規程に定める帳簿その他予算に関する重要な文書

12 固定資産に関するもののうち、寄附、購入、所管換、交換及び貸付等重要なもの

13 工事及び契約に関する重要な文書

14 卒業者及び修了者台帳

15 学籍簿、指導要録又はその写し

16 文書廃棄簿

17 その他永久保存の必要があると認められる文書

第二類(15年)

1 官公庁からの諸通達及びこれに関する往復文書並びに学園の諸通達で重要な文書

2 報告、届出及び調査等で重要な文書

3 文書処理に関する表簿

4 財務関係法令上の法定帳簿及び文書で第一類以外の文書

5 予算、決算及び配分に関する文書

6 学術関係の諸団体に関する文書

7 固定資産に関する文書で第一類以外の文書

8 学生に関する表簿で重要な文書

9 学生の戸籍抄本

10 奨学生に関する表簿のうち、奨学生カード、奨学金整理簿その他重要な文書

11 就職に関する重要な文書

12 その他15年間保存の必要があると認められる文書

第三類(5年)

1 官公庁からの諸通達及び往復文書で軽易な文書

2 官公庁その他の法人、大学及び高等学校等からの照会及び回答等の文書で将来参考となる文書

3 表彰等に関するもので第一類以外の文書

4 要望、陳情等の文書

5 守衛勤務に関する文書

6 扶養親族認定申請書等に関する書類

7 職員の研修に関する文書

8 財務関係法令上の計算証明に関する文書

9 財務関係法令上の諸報告書類及び物品購入のための申請書

10 固定財産に関する文書で第一類及び第二類以外の文書

11 学校教育法施行規則第28条に規定する表簿のうち第一類以外の文書

12 奨学生に関する表簿のうち第二類以外の文書

13 学生生活に関する調査及び統計に関する文書

14 就職指導に関する調査及び統計に関する文書

15 図書に関する表簿で重要な文書

16 その他5年間保存の必要があると認められる文書

第四類(1年)

1 官公庁からの通達及び往復文書で軽易な文書

2 他の法人、大学及び高等学校等の機関からの照会及び回答等の文書で軽易な文書

3 学生に関する表簿で軽易な文書(学園個人情報の開示手続等に関する規程第3条第1項第1号及び第3号に掲げる事項に関する文書を含む。)

4 その他1年間の保存の必要があると認められる文書

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学校法人麻布獣医学園文書処理規程

平成5年2月26日 規程

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第1編 人/第2章
沿革情報
平成5年2月26日 規程
平成9年9月22日 規程
平成12年2月29日 規程
平成15年7月24日 規程
平成15年9月25日 規程
平成20年3月18日 規程
平成21年9月29日 規程
平成25年5月28日 規程
平成27年3月17日 規程
平成27年7月28日 規程
平成28年5月26日 規程
平成28年9月27日 規程
平成29年5月30日 規程
平成30年7月31日 規程
令和2年10月27日 規程
令和3年5月27日 規程
令和4年1月25日 規程
令和4年11月29日 規程
令和6年3月19日 規程